Departamento financeiro: principais funções e como torná-lo digital em sua empresa

Você sabe como funciona um departamento financeiro, e quais suas principais funções?

Hoje vamos falar um pouco dessa área e como ela vem mudando com a tecnologia e com serviços que terceirizam funções administrativas.

Quando uma empresa é grande, existem profissionais contratados para a função, mas quando a empresa é pequena (startup) muitas vezes acaba sobrando para o dono/proprietário em fazer as rotinas financeiras.

Dessa forma, usar soluções digitais, como uma gestão por assinatura, pode ser uma saída inteligente para a empresa conseguir pensar e estruturar suas áreas principais primeiro, e não as administrativas e operacionais.

Portanto vamos falar sobre tudo isso e muito mais, no decorrer do artigo dedicado ao assunto financeiro das empresas.

Departamento financeiro: quais as funções dele na empresa?

O departamento financeiro (ou setor financeiro) é responsável pela gestão dos recursos da empresa, e também administra os processos que envolvem as finanças e os riscos que envolvem toda a empresa.

O principal objetivo desse setor é garantir que a empresa consiga cumprir com seus objetivos e que tenha capital suficiente para sanar todas suas obrigações, e ainda se mostrar lucrativa no fim do mês.

Todavia, para tudo isso funcionar, esse departamento conta com subáreas como a tesouraria e a contabilidade, que servem para organizar procedimentos fiscais, fluxo de caixa, administração de contas bancárias e despesas da operação.

O departamento financeiro e a gestão de patrimônio

O departamento financeiro possui um papel muito importante, que é tomar conta do patrimônio dos proprietários e acionistas da empresa.

Dessa forma, esse departamento é sempre motivado a reduzir gastos e a otimizar o uso dos recursos já existentes na empresa.

Quando o departamento financeiro identifica falhas e gastos em excesso, criam formas de realocar as finanças ou até mesmo fazem relatórios propondo mudanças e cortes de gastos.

Mas existe um risco quando a empresa tem pouco tempo no mercado, que é a falta de experiência e de boa gestão do dinheiro da empresa.

Por isso novos CEOs e startups com pouco tempo no mercado devem, sempre que possível, recorrer a ajuda e a expertise de empresas especializadas no assunto.

Ou podem também estruturarem melhor esse departamento e o backoffice como um todo.

A questão é: vale a pena assumir todos esses gastos? A resposta você vê ao longo do artigo.

Onde mora o problema nas empresas jovens (menores)?

Obviamente, é possível construir internamente um setor robusto e contratar um Head of Finance com bastante experiência no mercado.

Mas esse tipo de profissional tem um custo altíssimo para pequenas e médias empresas, o que pode ser desmotivador.

Então para evitar grandes gastos contratuais e com escritórios caríssimos, essas pequenas e jovens empresas acabam se arriscando e fazendo “como dá”.

Como você já deve saber, a falta de controle financeiro e de despesas em geral, ou até mesmo de como trabalhar com juros e empréstimos (o que faz parte da vida do empreendedor), é uma das maiores causas , se não a maior, para empresas fecharem com poucos anos de estrada.

Dessa maneira, alguns empresários e empresas mais conectadas com o ambiente de startups e da tecnologia, usam do BaaS – backoffice as a service – para criarem tais áreas e setores externamente.

Isso reduz custos e torna viável um projeto que demandaria altos gastos e uma estrutura considerável para tocar internamente um setor financeiro e administrativo.

Quais as principais atividades (e obrigações) do departamento financeiro na empresa

Se não houvesse uma divisão interna dos processos e das atividades financeiras, tudo poderia ser uma bagunça.

Para que tudo seja orquestrado de maneira plena, e que não tenha caos no fim do mês, o departamento financeiro distribui as obrigações e “metas” entre subáreas, e vai monitorando o andamento de cada um, e trazendo as notícias aos gestores.

A maior obrigação dessas áreas é garantir que a empresa, como um todo, alcance objetivos e seja lucrativa – ou ao menos sustentável, se estiver em processo de expansão e de market fit.

E isso só é possível com uma divisão clara de tarefas e de supervisores, que acompanham diferentes KPIs e diferentes obrigações externas com a empresa.

Falaremos um pouco a seguir dessas divisões:

Gestão de fluxo de caixa (tesouraria)

Uma das partes mais importantes do departamento financeiro, é a gestão do fluxo de caixa em que a empresa consegue deixar tudo no azul, ou levanta olhares de preocupação quando mostram déficits e desequilíbrio. O controle é feito diariamente, e possui procedimentos rigorosos na maioria das vezes.

É aqui que ocorre o controle das movimentações bancárias, das contas a pagar e a receber.

Planejamentos e Forecasting

O departamento financeiro auxilia no planejamento de ações e investimentos, oferecendo opções estratégicas. Seu principal objetivo é garantir o uso eficiente do dinheiro, equilibrando a saúde financeira sem excessos ou gastos desnecessários.

A equipe de planejamento pode usar de dados e de relatórios inteligentes para identificar grandes oportunidades e evitar problemas futuros.

Falaremos mais adiante sobre o uso da tecnologia no departamento financeiro, ok?

Contabilidade

A contabilidade é uma área que pode ser considerada parte do setor financeiro nas empresas. É nesta área que a empresa apura o lucro ou prejuízo no negócio, e deixa as obrigações fiscais da empresa em dia.

Enquanto a tesouraria trabalha com o fluxo de caixa, a contabilidade controla o patrimônio da empresa e suas variações. O patrimônio de uma empresa é composto por seus ativos (bens e direitos) e passivos (obrigações e contas a pagar).

Relacionamento com investidores

Existe uma grande chance de você hoje usar ou querer no futuro captar investimentos para alavancar seu próprios negócio.

Empresas que já contam com investidores e parceiros de negócios fazem uso do departamento financeiro para trazer relatórios, resumos e indicadores aos olhos dos investidores.

Isso torna a área estratégica para manter todos envolvidos e informados sobre a empresa, seja com notícias positivas ou desafios. Agora, abordaremos como startups enxutas abordam esses processos financeiros, ou melhor, como os simplificam.

Qual o tamanho ideal de um departamento financeiro em sua empresa?

A questão de tamanho e da quantidade de pessoas envolvidas vai depender do tamanho de sua empresa. Obviamente, empresas grandes, terão equipes maiores, com diversos silos diferentes.

Empresas PME e startups podem minimizar seus esforços, contratando apenas algumas pessoas para formar um departamento mais básico, que dê conta da contabilidade, do fluxo de caixa e das obrigações financeiras que toda empresa tem.

Isso pode varias de 2 até 5 pessoas, para empresas não muito grandes.

Mas para quem pegou bem o recado desse artigo, existe uma saída bem econômica e veloz disso tudo.

Um novo gestor, que está criando uma empresa ou reestruturando ela, pode contar com a terceirização de seus problemas e obrigações de backoffice.

Estamos falando de Gestão por Assinatura (GPA) e outsourcing.

Como tornar o setor financeiro mais estratégico e moderno?

Hoje, por meio de serviços que delegam atividades de backoffice, o gestor consegue ter uma posição mais estratégica do departamento financeiro, uma vez que tem os relatórios e insights feitos para ele todos os meses.

E tudo isso não precisa necessariamente ser feito dentro da empresa.

Torna-se mais estratégico externalizar essa obrigação operacional, economizando tempo e esforço dos colaboradores e sócios, graças a ferramentas em nuvem e dashboards inteligentes que simplificam as tarefas financeiras.

Financeiro as a Service (FaaS)

Ademais, aqui sim, temos que falar de algo que somente a gente da BHub faz: o Financeiro as a Service.

A ideia principal do FaaS é permitir que empresas economizem em estruturas e contratações, optando por um fee mensal de baixo custo para gerenciar suas obrigações financeiras e administrativas.

E detalhe, toda a parte de RH e a contábil estão incluídos nesse tipo de assinatura mensal. Portanto, com o serviço FaaS você:

• Economiza (bastante);
• Torna todo o backoffice centralizado, poupando esforço e tempo de sua empresa;
• Torna sua gestão e sua empresa mais produtivos, em todos os sentidos.

Venha conhecer a gente e ver como podemos ajudar você e sua empresa!