Documentação Digital: Sua empresa está preparada?

Um grande símbolo dos escritórios nas últimas décadas foi o arquivo de aço, recheado com pastas suspensas para organizar contratos, documentos e notas fiscais das empresas. 

A quantidade desses arquivos aumentava de acordo com o porte da empresa. Grandes corporações contavam (e algumas ainda contam) com profissionais de arquivologia, responsáveis por organizar toda a documentação acumulada na operação da empresa. 

As micro e pequenas empresas, no entanto, dificilmente seguiam (ou seguem) práticas definidas de organização documental, e o resultado todos já conhecem: pilhas e pilhas de papéis desordenados e muita dificuldade na hora de encontrar um comprovante ou contrato. 

Evolução tecnológica – Cloud Computing

Aqueles que entraram no mercado corporativo há pouco tempo certamente desconhecem que, mesmo com a intensificação do uso de computadores para armazenamento de dados e documentos, ainda era necessário manter um arquivo. 

Neste caso, o arquivo era uma série de discos (fitas ou disquetes) com cópias dos dados presentes nos computadores de uma empresa. Normalmente, essas cópias físicas ficavam em locais diferentes da empresa, para garantir a integridade dos discos em caso de incêndios, assaltos ou ataques. 

A ‘Cloud Computing’ mudou completamente esse cenário. Arquivos podem ser salvos e abertos de qualquer lugar, sem a necessidade de armazenamento em servidores ou arquivos de aço. 

Drives na nuvem

Uma grande parte de empreendedores já utiliza os drives nas nuvens como solução de arquivamento e compartilhamento de apresentações, arquivos de texto e imagens. No entanto, a quantidade de empresários que utilizam os drives como ferramentas de arquivamento de documentos ainda deixa a desejar.

Criar pastas no disco rígido do computador é uma prática comum, e por se tratar de um armazenamento físico, traz riscos técnicos (panes no computador) e de segurança da informação (invasão de sistemas e hardware). 

Google Drive e Onedrive (da Microsoft) são os drives de armazenamento em nuvem mais utilizados ao redor do mundo, suas versões iniciais (com armazenamento limitado) são gratuitas e as versões com maior capacidade de dados custam muito pouco.

Compartilhamento de arquivos 

Outra grande vantagem do armazenamento de arquivos em drives virtuais é a facilidade no compartilhamento. Através da própria ferramenta, você pode liberar o acesso de pessoas aos seus documentos, sem a necessidade de anexar arquivos aos seus e-mails, por exemplo. 

Do mesmo modo que você libera o acesso a um arquivo, também pode revogar os acessos, garantindo que apenas você ou pessoas de sua empresa tenham acesso a um documento ou uma pasta de documentos.

Documentação Digital: Facilidade na busca de arquivos 

Sabe aquela dificuldade de encontrar um documento ou comprovante no momento em que mais precisa? Com os drives nas nuvens isso deixa de existir. Tanto o Google quanto a Microsoft oferecem um sistema de busca inteligente por seus arquivos. 

É como se você estivesse fazendo uma pesquisa em um buscador online, só que dentro de seu próprio acervo de documentos. A grande dica aqui é salvar os documentos com uma nomenclatura clara e simples, para facilitar ainda mais o seu processo de pesquisa. Por exemplo, ao salvar o comprovante de pagamento de uma conta de energia elétrica, nomeie o arquivo assim: ‘Comprovante Conta Energia Elétrica Março 2022’, se daqui a alguns anos você precisar desse comprovante, ele aparecerá facilmente em sua tela.

Salvar em PDF e escanear documentos

Existe uma legislação específica para o arquivamento de certidões, arquivos legais ou cartorários. Por enquanto, a técnica expressa em lei é a de microfilmagem. (Lei n. 12.682/12 – Lei de Arquivamento de Documentos Eletrônicos).

No entanto, documentos simples como: comprovantes de pagamentos, notas fiscais emitidas e recebidas, contas de consumo, extratos bancários e recibos, já podem ser armazenados digitalmente. 

Você pode salvar estes arquivos diretamente no drive (se recebê-los digitalmente) ou selecionar a opção ‘imprimir em PDF’ caso seja um arquivo que você normalmente imprimiria.

Além disso, você pode contar com o auxílio de um scanner  para digitalizar os comprovantes que são recebidos fisicamente. Impressoras multifuncionais possuem scanner de fábrica, mas, caso você não tenha uma, os preços destes equipamentos são razoáveis e cabem no bolso.

Habitue-se com a nuvem

No começo, organizar e salvar seus papéis nos drives virtuais pode parecer um trabalho extra. Mas pode acreditar que, com o tempo e o uso dessas ferramentas, seu único arrependimento será não ter começado a usar as ferramentas antes.

A cereja no topo do bolo da Documentação Digital

Se você ainda não está convencido de que usar um drive nas nuvens é bom para sua empresa, saiba que os drives que citamos neste texto possuem versões de aplicativos para celulares. Isso significa que: 

• Você pode acessar seus arquivos de onde estiver, na palma de suas mãos 
• Você não precisa se preocupar em perder um cupom fiscal. Basta tirar uma foto com seu celular e fazer o upload em tempo real para o drive de sua empresa. 

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