Como fazer folha de pagamento? Veja o passo a passo!

A administração de uma folha de pagamento é uma daquelas tarefas superimportantes para uma empresa. Afinal, pode ser um dos maiores custos do negócio. Se mal feita, pode ser o vilão, reduzindo suas margens e aumentando o seu cash burn.

Conhecer as particularidades da folha de pagamento é fundamental para não deixar passar oportunidades de redução de custos, principalmente após a reforma trabalhista, ou ficar exposto perante os órgãos fiscalizadores. 

A má gestão da folha pode trazer muitos riscos para a empresa. Por isso, é indispensável ter profissionais especializados e dedicados ao cálculo mensal de todos os valores.

Para você entender mais sobre esse assunto, preparamos este artigo. Confira a definição, a importância e algumas dicas de como fazer a folha de pagamento da sua empresa!

O que é a folha de pagamento? 

A folha de pagamento é a forma pela qual a empresa registra os valores devidos aos funcionários, profissionais autônomos, diretores, entre outros, que participam diretamente do desenvolvimento do seu negócio. Além disso, é um dos processos fundamentais das rotinas administrativas e deve ser observada detalhadamente.

Desse modo, elaborada para ser um reflexo das informações e atividades trabalhistas, a folha demonstra os salários bruto e líquido de cada funcionário e os encargos devidos pela empresa. 

Os principais dados que devem constar nas folhas de pagamento são:

• Dados do empregador;
• Dados do funcionário, incluindo cargo e função;
• Descontos realizados e valores acrescentados;
• Dias ou horas trabalhadas;
• Valor bruto do salário;
• Valor líquido do salário.

A importância da boa gestão da folha de pagamento

Ademais, organizar a folha de pagamento permite demonstrar todos os detalhes dos acréscimos e descontos, além de possibilitar à empresa entender os custos para manter sua estrutura e aos funcionários o entendimento dos descontos realizados pelo fisco, como o Imposto de Renda e o INSS. Assim, ela possui uma função muito importante, tanto operacional quanto estratégica. 

Por isso, é fundamental que os responsáveis pela execução dos cálculos tenham conhecimento aprofundado dos processos de elaboração da folha. Qualquer erro ou imprecisão pode causar pagamentos indevidos, desequilíbrio financeiro ou até penalidades e multas. 

Para garantir uma elaboração completa e sem erros, diversas organizações preferem contratar serviços terceirizados ou de contabilidade. Além disso, essa atitude proporciona economia ao negócio, já que não é necessário contratar funcionários com altos salários para isso. 

Empresas como a BHub oferecem serviços de departamento pessoal e gestão financeira para que você não tenha que se preocupar com todas essas particularidades no seu dia. Dessa forma, você tem mais tempo para focar em outras estratégias empresariais, visando somente ao crescimento de seus negócios.

Como fazer a folha de pagamento?

Para garantir um documento sem erros, preparamos um passo a passo bem intuitivo para você não esquecer de nada: 

1. Informações básicas 

Toda folha de pagamento é elaborada com base em informações dos colaboradores e suas atividades. Por isso, para começar, o primeiro passo é coletar e inserir alguns dados específicos, como:

• Salário bruto (valor do recebimento mensal, sem os descontos);
• Frequência de dias trabalhados (considerar faltas, atrasos, banco de horas, afastamentos, horas extras).

2. Apuração de valores adicionais extras 

Liste e calcule todos os eventos externos (se houver) que serão somados ao salário líquido final, como:

• Cartão de ponto;
• Prêmios e gratificações;
• PLR (Participação nos Lucros e Resultados);
• Cargos de confiança;
• Comissão;
• Adicional de periculosidade, insalubridade e/ou noturno.

3. Lançamentos pontuais

Alguns dados mais pontuais precisam ser analisados e enviados para os sistemas da contabilidade e do governo (eSocial). Sempre verifique as seguintes informações:

• Afastamento;
• Férias;
• Admissão;
• Rescisão.

4. Detalhes para o fechamento da folha de pagamento

Em suma, para a composição final do salário líquido, além dos tópicos anteriores, alguns outros detalhes precisam ser considerados, como:

• Pensão alimentícia;
• Convênios e serviços;
• Vales (transporte, refeição, alimentação);
• Descontos adicionais;
• Contribuições (sindicais, confederativas, assistenciais);
• INSS;
• IRRF;
• FGTS;
• 13º salário;
• Fechamento dos eventos periódicos;
• Envios completos para o eSocial.

Para mais detalhes sobre cada provento e desconto da folha de pagamento, e como eles são calculados, confira o nosso e-book sobre o assunto!

Como calcular a folha de pagamento

Desse modo, com todas essas informações em mãos, vamos passar para um exemplo mais prático. Nesse exemplo, consideramos um colaborador com salário mensal de R$2.000,00 que trabalha para uma empresa enquadrada no Simples Nacional. Ademais, para simplificar, não iremos considerar, faltas, atrasos, horas extras ou dependentes, OK? 

Sob a ótica da empresa, teríamos os seguintes custos:

• Salário: R$ 2.000,00
• INSS Patronal: Para empresas no Simples Nacional o INSS patronal é recolhido junto aos demais impostos sobre o faturamento através do DAS;
• FGTS: 8% do salário = R$ 160,00;
• Provisão de Férias: R$ 2.000,00 / 12 meses = R$ 166,67;
• Provisão de ⅓ de Férias: R$ 2.000,00 / 3 / 12 meses =R$ 55,56;
• Provisão de 13º salário: R$ 2.000,00 / 12 meses = R$ 166,67;
• Provisão de FGTS sobre Férias e 13º salário: 8% sobre a Provisão de Férias e 13º salário = R$ 31,11;
• Custo Total: R$ 2.580,01.

Sob a ótica do funcionário, teríamos os seguintes descontos:

• Salário Bruto: R$ 2.000,00
• INSS: ((R$ 2.000 – R$1.212,00) x 9%) + (R$ 1.212 x 7,5%) = R$ 161,82 ;
• IRRF: isento para essa faixa salarial
• Salário Líquido: R$1.838,18

As porcentagens de desconto para INSS e IRRF variam conforme o valor do salário bruto e o número de dependentes do colaborador. Portanto, é possível que cada colaborador da sua empresa tenha valores diferentes descontados do salário.

Diante disso, é possível concluir que, atualmente, realizar todos os fechamentos da folha de pagamento à mão é praticamente impossível. Investir em um sistema de gestão de RH para garantir cálculos mais certeiros, e evitar erros, é o melhor caminho.

Vale a pena terceirizar a folha de pagamento? 

Outra forma de garantir uma melhor elaboração da folha de pagamento é a contratação de serviços terceirizados e especializados. Ao colocá-la nas mãos de profissionais, você garante a precisão das informações e a eficiência do serviço. Então, sim, vale muito a pena terceirizar essa atividade! 

A BHub conta com uma equipe de especialistas que vai facilitar todo esse processo e entregar estratégias totalmente focadas na saúde financeira da sua empresa.

Com o Contabilidade as a Service, cuidamos das principais tarefas dos departamentos pessoal, contabilidade e fiscal, inclusive a elaboração de todas as folhas de pagamento.

Assim, você pode ficar tranquilo e focar no crescimento e nas estratégias mais diretas do seu negócio! Tudo isso por um valor justo e que cabe no seu bolso!

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