5 motivos pelos quais a emissão manual de nota fiscal pode custar caro para seu negócio

A emissão de nota fiscal é um processo essencial para todas as empresas. É a espinha dorsal da gestão financeira que garante o pagamento pontual e o fluxo de caixa suave. No entanto, muitas empresas ainda dependem da emissão manual, o que pode ser um erro custoso.

No mundo dos negócios acelerado de hoje, esse processo feito manualmente é ineficiente, demorado e propenso a erros. Pode levar a registos imprecisos e até perda de receita.

Neste artigo, discutiremos as cinco principais razões pelas quais a emissão manual de nota fiscal pode ser custosa para sua empresa.

Desde o tempo e recursos desperdiçados até as oportunidades perdidas e o aumento do risco de erros, você descobrirá os custos reais associados a esse processo.

Portanto, se você deseja otimizar seu processo de faturação, melhorar seu fluxo de caixa e evitar erros custosos, continue lendo!

Introdução à Nota Fiscal

A nota fiscal é um documento fiscal emitido por empresas ou profissionais autônomos no momento da venda de um produto ou prestação de serviços.

Ela tem a finalidade de registrar e comprovar a transação comercial, fornecendo informações detalhadas sobre o valor, quantidade, descrição dos itens comercializados, além dos dados do emitente e do destinatário.

A emissão manual da nota fiscal é o processo no qual as informações são registradas de forma escrita ou preenchidas em formulários impressos. Esse método pode apresentar diversos problemas e desafios, tais como:

1. Erros de preenchimento;
2. Dificuldade de armazenamento;
3. Riscos de perda ou extravio;
4. Falta de agilidade e eficiência;
5. Dificuldades na integração com sistemas de gestão.

Quando esse processo é realizado de forma manual, os problemas aumentam consideravelmente.

Por que a emissão manual de nota fiscal pode custar caro?

Separamos aqui os cinco motivos pelos quais a emissão manual de nota fiscal pode custar caro para sua empresa e como você pode evitar então esses custos desnecessários:

1. Aumento da probabilidade de erros humanos

A emissão manual de notas fiscais é um processo suscetível a erros humanos. Os funcionários podem cometer erros ao digitar informações relevantes, como valores, números de identificação fiscal e datas.

Esses erros podem levar assim a discrepâncias nos registros financeiros, problemas de conformidade e até mesmo penalidades fiscais.

Por isso, ao optar por um sistema automatizado de emissão de notas fiscais, você reduzirá significativamente a probabilidade de erros humanos e garantirá a precisão dos seus registros fiscais.

2. Dificuldade em acompanhar as mudanças nas regulamentações fiscais

As regulamentações fiscais estão em constante evolução. Novos requisitos, alíquotas de impostos e prazos são estabelecidos regularmente.

Ao lidar com a emissão manual de notas fiscais, é difícil acompanhar todas essas mudanças. Isso pode resultar então em erros de conformidade e possíveis penalidades.

Com um sistema automatizado de emissão de notas fiscais, você pode ficar tranquilo sabendo que seu sistema estará sempre atualizado com as últimas regulamentações fiscais, evitando riscos e custos desnecessários.

3. Falta de integração com outros sistemas

Ao emitir notas fiscais manualmente, muitas vezes o empreendedor precisa inserir os mesmos dados em vários sistemas, como de contabilidade e gerenciamento de estoque. Isso não apenas aumenta o tempo gasto no processo, mas também aumenta o risco de erros de digitação e inconsistências nos registros.

Com um sistema automatizado de emissão de notas fiscais integrado a outros sistemas, como um software de gestão empresarial, você pode eliminar a necessidade de inserir manualmente os dados em vários lugares, economizando tempo e reduzindo a chance de erros.

4. Dificuldade em escalar o processo de emissão de notas fiscais

À medida que sua empresa cresce, a emissão manual de nota fiscal se torna cada vez mais ineficiente. O processo manual pode não acompanhar o volume crescente de vendas e pode se tornar demorado e complicado.

Assim, você pode enfrentar atrasos na emissão de notas fiscais, o que pode afetar a entrega de produtos ou serviços aos seus clientes. Além disso, a falta de escalabilidade pode resultar em erros e omissões, prejudicando a eficiência operacional e a reputação da sua empresa.

5. Maior custo operacional e perda de oportunidades

A emissão manual de notas fiscais requer recursos humanos dedicados, como funcionários responsáveis pelo processo de emissão e conferência. Isso aumenta o custo operacional da sua empresa, já que você precisa destinar tempo e mão de obra para essa atividade específica.

Além disso, o processo manual pode ser demorado, levando a atrasos na emissão e envio das notas fiscais aos clientes.

Esses atrasos podem resultar em perda de oportunidades de negócios, especialmente em transações com prazos apertados. Seus clientes podem buscar fornecedores mais ágeis e eficientes, o que pode afetar negativamente suas vendas e sua posição no mercado.

E que tal terceirizar essa demanda?

Terceirizar a emissão de notas fiscais para um parceiro especializado traz benefícios significativos para sua empresa.

Ao contar com um parceiro experiente nessa área, você garante a conformidade com as regulamentações fiscais, reduz a probabilidade de erros, otimiza o processo de emissão, melhora a integração com outros sistemas e reduz custos operacionais.

Quais são os principais benefícios de terceirizar a emissão?

Ao terceirizar a emissão de notas fiscais para um parceiro especializado, você desfruta de vantagens como maior precisão, redução de erros humanos, conformidade com as regulamentações fiscais, integração com outros sistemas, escalabilidade e agilidade no processo.

Além disso, essa abordagem permite uma gestão mais eficiente e facilita a tomada de decisões financeiras.

Como escolher o melhor parceiro para minha empresa?

Ao escolher um parceiro para terceirizar a emissão de notas fiscais, leve em consideração suas necessidades específicas, como o volume de transações, integração com outros sistemas e os recursos desejados.

Considere também a reputação e a experiência do parceiro, bem como a facilidade de uso e o suporte técnico oferecidos.

Você conhece a BHub?

É hora de considerar um parceiro para auxiliar na emissão de notas fiscais como uma estratégia inteligente para melhorar a eficiência, a precisão e o cumprimento das obrigações fiscais. Assim, você consegue se concentrar em seu crescimento e desenvolvimento, garantindo uma operação financeira sólida e em conformidade com a legislação.

Com o pacote Financeiro as a Service, a BHub faz todo o gerenciamento contábil, operacionalizando obrigações e demonstrações para garantir a saúde do negócio. 

Com visibilidade financeira e acesso a todos os dados, são resolvidas operações administrativas para que o empreendedor possa focar totalmente no core business. Além disso, os especialistas oferecem insights que auxiliam na conquista de seus objetivos, inclusive entendendo qual o melhor enquadramento tributário para o momento da empresa. 

Tem interesse em desburocratizar o seu backoffice? Então, converse agora com um de nossos especialistas!