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Como adotar sistema financeiro para pequenas empresas

Adotar o sistema financeiro em pequenas empresas pode trazer diversos benefícios ao negócio, sabia? Ele ajuda a evitar preocupações com processos burocráticos e a economizar em diversos setores.

Os softwares de gestão de serviço já fazem parte do cotidiano do empreendedorismo. Os interessados na contratação desses sistemas possuem inúmeros objetivos, como otimizar o tempo do time, evitar erros em trabalhos manuais e automatizar processos da empresa.

Tudo isso é possível porque os sistemas de gestão são ferramentas tecnológicas que abrangem diversos setores da empresa. Elas são bem versáteis e podem ser contratadas para um trabalho jurídico e fiscal, ou até mesmo para a gestão de compra e venda dos seus produtos. 

Todas elas são capazes de otimizar diversos processos, desde reduzir retrabalhos das equipes, até aumentar a eficiência e a gestão do tempo dos funcionários, o que ajuda na organização das finanças da empresa. A grande questão é: vale a pena terceirizar serviços tão importantes?

Visando sanar essa dúvida, preparamos este artigo para te explicar como um sistema financeiro para pequenas empresas pode ser benéfico. Acompanhe a seguir!

O que é um sistema de gestão financeira? 

O sistema de gestão financeira é responsável, principalmente, pela organização, análise e redução de custos totais da empresa. Ele oferece uma solução tecnológica através de softwares ou outras fontes de tecnologia, como os aplicativos.

A ferramenta possui diversas versões e pode ser contratada para diferentes níveis de necessidades. Normalmente, ela é composta por recursos focados em gerenciar fluxos financeiros e integrar dados para análises mais completas dos números da empresa.

A capacidade de automatização dos processos burocráticos do negócio faz com que essa forma de gestão seja muito visada por grandes empresas. Por outro lado, um sistema financeiro para pequenas empresas auxilia muito no crescimento do empreendimento.

Várias moedas empilhadas, formando quatro pilhas de diferentes tamanhos. Elas estão em cima de uma agenda aberta, sobre a qual também está uma caneta. Ao fundo, fora de foco, é possível ver uma tela com alguns gráficos de desempenho. Tudo isso representa os benefícios do sistema financeiro para pequenas empresas.
Organização financeira é a chave para um crescimento saudável.

Importância do sistema financeiro para pequenas empresas

Organizar o setor financeiro da sua empresa é crucial para um crescimento constante e exponencial. A falta de cuidados com os números envolvendo o caixa pode prejudicar o fluxo, trazendo altos prejuízos para o seu negócio. 

De acordo com dados coletados pela Serasa Experian em 2021, mais de 500 micro e pequenas empresas requisitaram recuperação judicial entre janeiro e outubro. Apesar do cenário decorrente da COVID-19, também podem ser destacados outros fatores que levaram às possíveis falências desses negócios.

Para especialistas, a falta de planejamento e o conhecimento vago sobre questões administrativas e financeiras são alguns dos maiores motivos do fracasso das empresas

O setor financeiro administrativo, além de ser de extrema importância, é uma das áreas de maior complexidade. Por esse motivo, deve ser gerenciado por quem possui conhecimentos e habilidades mais técnicas. 

Ainda assim, muitos empreendedores demoram a perceber quão essencial é realizar uma gestão financeira eficiente. Quem acabou de abrir uma empresa, geralmente se preocupa mais com as vendas diretas e nas formas de lucrar, ao invés de cuidar de questões administrativas.

Diante de tudo isso, o auxílio de um bom sistema financeiro para pequenas empresas é um grande ponto de partida, principalmente para quem está começando agora e não possui muita noção de contabilidade.

É possível ver a porta de entrada de um estabelecimento, com uma plaquinha vermelha pendurada do lado de dentro. Na placa, está escrita a frase “Come in, we’re open”, ou “Entre, estamos abertos” em português.
A administração adequada das finanças pode evitar que sua empresa feche as portas.

6 motivos para adotar um sistema financeiro para pequenas empresas

Um sistema de gestão financeira é muito importante para o bom funcionamento do seu negócio. Veja abaixo as principais vantagens de se contratar um: 

1. Redução de custos 

Quando o assunto envolve benefícios para um negócio, não tem como não falar do impacto causado no caixa. Contratar um sistema financeiro vai te ajudar a cumprir os prazos de pagamentos e evitar a cobrança de juros, por exemplo, mas o benefício vai além disso. 

Muitos dos sistemas e planos encontrados no mercado atendem outros setores junto ao financeiro, como os departamentos pessoal e fiscal da sua empresa. Esses aspectos também ajudam na economia com as folhas de pagamento

2. Otimização do tempo

Você já deve ter escutado várias vezes que tempo é dinheiro. Apesar de ser verdade, a perda de tempo também pode gerar outros prejuízos. O estresse do colaborador, um atendimento demorado aos clientes e soluções lentas são bons exemplos disso.

Se você é dono de um negócio que ainda está no começo, é extremamente importante ficar atento a esses pontos. Isso porque eles vão impactar e muito no sucesso do negócio. 

Além disso, o monitoramento do fluxo de caixa, controle de todas as contas a pagar e receber, e desenvolvimento de relatórios são atividades extremamente necessárias para o andamento do negócio. Porém, devido ao grau de complexidade, demandam muito tempo.

Não é à toa que destinar os serviços complexos a um sistema financeiro para pequenas empresas é um caminho sem volta. Ao centralizar e automatizar processos longos, manuais e repetitivos em um software, você otimiza o tempo de todos os seus colaboradores e traz mais resultados para sua empresa.

3. Controle das obrigações financeiras

Um bom empreendedor tem uma visão completa e geral de toda a situação financeira da empresa. Mesmo assim, muitos deles não priorizam essas informações. 

Com um sistema de gestão financeira é possível selecionar de forma automática todos os dados que você precisa. Assim, as empresas conseguem projetar pagamentos a fazer e a receber, prever futuros prejuízos, planejar oportunidades conforme os lucros ou despesas calculadas, etc. 

Essas soluções são formas acessíveis de manter o controle das finanças da sua empresa sem tomar muito tempo e sem dar margem para erros. Planejamentos em cima de gestão de risco e baseados em dados oficiais são investimentos para o aprimoramento do seu negócio.

Uma mulher branca, usando um blazer também branco, está sentada em um escritório, falando no celular. À sua frente, há um computador, com vários gráficos de desempenho na tela, que representam os benefícios de adotar o sistema financeiro para pequenas empresas.
Dependendo da gravidade, alguns erros podem ser fatais na área financeira.

4. Centralização de informação e análise de dados

Uma empresa de pequeno ou médio porte possui muitas informações importantes para seu funcionamento. Diante disso, a centralização de dados em um sistema de gestão é uma das maiores vantagens de adotar um sistema financeiro em uma PME. 

Observar e analisar dados em um único lugar ajuda o empreendedor a entender quais devem ser suas próximas estratégias. Caso os números estejam mais baixos do que o esperado, ele consegue reunir todas as informações de forma organizada para desenvolver um plano de ação. 

Sem um sistema de centralização de dados, os empreendedores dificilmente conseguem tomar decisões assertivas, pois não possuem informações estratégicas para se embasar.

5. Cumprimento da legislação fiscal 

As normas e leis que envolvem qualquer ramo de empreendimento no Brasil e no mundo são muitas. Cumpri-las não é uma tarefa fácil e exige um conhecimento mais específico. Ao adotar um sistema financeiro para pequenas empresas, o seu negócio vai se manter sempre atualizado conforme a legislação vigente.

6. Mais tempo para você focar nos seus sonhos de empreendedor

Adotar um sistema financeiro para pequenas empresas também faz com que os empresários não batam a cabeça com processos burocráticos e administrativos mais complexos. 

Isso permite que você foque em seus sonhos e no crescimento da sua empresa. Com isso, a visão de futuro se torna mais clara, os objetivos são estabelecidos com mais facilidade e o sucesso fica mais perto. 

Como escolher o melhor sistema financeiro para o seu negócio? 

O primeiro passo é entender quais são as principais necessidades da sua empresa. Liste tudo o que é necessário para o seu andamento. Além das funções básicas, como controle de fluxo de caixa e centralização de dados, o que mais é crucial para o seu negócio? 

Se você está começando no mercado, provavelmente vai precisar passar por uma série de processos burocráticos. Elaboração e registro de ato constitutivo, inscrição no CNPJ, criação de políticas de privacidade, de termos e condições de uso de site e muito mais.

Vários arquivos de documentos empilhados.
A quantidade de informações e processos em uma empresa pode ser assustadora.

Para lidar com todas essas informações, é essencial ter um parceiro de confiança, que seja qualificado para administrar as tarefas burocráticas. Nesse caso, você pode contar com a BHub!

Nosso plano Financeiro as a Service oferece o melhor contador e equipe financeira para a sua empresa. Nós cuidamos de todo o departamento fiscal do seu negócio, além dos serviços de contabilidade.

Nosso time de especialistas cuida de toda a parte burocrática, enquanto você fica livre para dar atenção a outras áreas. E a melhor parte é que tudo isso sai pelo preço de um estagiário!

Conte com a ajuda de quem entende do assunto para organizar o departamento financeiro da sua empresa e adotar um sistema de gestão tecnológica. Fale com nossos especialistas e escolha o melhor plano para o seu negócio!

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