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Como estabelecer a estrutura de custos na sua empresa

Ao abrir um negócio, é necessário seguir alguns passos fundamentais para alcançar o sucesso empresarial. Estabelecer uma estrutura de custos, por exemplo, é um ponto super importante para a construção de uma empresa rentável e sólida.

Mapear a estrutura de custos ajuda a controlar e prever de forma adequada todas as ações ligadas à gestão financeira. A partir da centralização dessas informações, é possível tomar decisões mais assertivas, alocar recursos e investir em novos projetos ou materiais.

Muitos empreendedores focam nos resultados palpáveis e nas áreas que trazem retorno imediato, como o comercial e o atendimento. Com isso, eles acabam se esquecendo de fazer o mapeamento da estrutura de custos.

A grande questão aqui é que todos os departamentos da empresa necessitam dos dados do setor financeiro, pois todos eles geram gastos. Por esse motivo, preparamos este artigo com tudo que você precisa saber para estabelecer a estrutura de custos do seu negócio. Confira a seguir!

O que é a estrutura de custos de uma empresa?

A estrutura de custos é uma relação do quanto custa manter a sua empresa. Nela, são listados todos os custos de cada departamento, projeto, despesas básicas, como conta de energia, manutenções, tributos e demais detalhamentos financeiros.

Todas as informações dos valores de um negócio são centralizadas na estrutura de custos. Esse mapeamento ajuda a identificar e mensurar gastos não-essenciais, gaps no fluxo de caixa e precificação correta. Através desses dados, é possível compreender as características e comportamentos financeiros da empresa.

Um pote de vidro cheio de moedas aberto e caído sobre uma mesa, com várias das moedas espalhadas. Algumas moedas estão formando três pilhas.
A estrutura de custos permite avaliar a saúde financeira do seu negócio.

Qual é a importância da estrutura de custos para a empresa?

Com uma estrutura de custos mapeada e com os aspectos definidos, fica mais fácil saber a viabilidade do negócio. Isso porque a consciência dos custos totais ajuda no controle financeiro, evitando falências ou resultados negativos ao fim de cada mês.

Os custos estão diretamente relacionados ao processo produtivo do serviço executado e das vendas de produtos. Para identificá-los, é preciso mapear os gastos que a empresa tem para entregar o produto ou serviço final ao cliente. Todos os pontos devem ser considerados, desde os materiais até a mão de obra.

Empreendedores que não utilizam a estrutura de custos podem definir suas tabelas de preços de maneira incorreta, comprometendo o lucro final. Este tipo de erro gera diversos problemas no fluxo de caixa e pode até mesmo ocasionar o fechamento do negócio

Além disso, mapear a estrutura de custos ajuda a identificar os gargalos na produção. Se a empresa possui um galpão que não está em uso, por exemplo, isso pode ser considerado uma ineficiência.

O mesmo vale para análises de despesas administrativas e comerciais. As informações centralizadas em um único documento facilitam a visualização de todos os departamentos.

Observando esses dados é possível identificar se a empresa precisa investir mais em marketing, ou se as campanhas em aberto estão trazendo resultados. Com isso, pode-se definir um plano de ação que solucione os gargalos da companhia. 

Através da estrutura de custos, você também pode verificar a viabilidade da contratação de serviços terceirizados para os departamentos legal e fiscal.

Uma pessoa branca, vestindo terno, está contando várias notas de dinheiro. Ela está com os braços apoiados sobre uma mesa, onde também estão um laptop, um celular, uma agenda e uma folha de papel.
Sem uma estrutura de custos, você não vai conseguir enxergar o que está minando as finanças da sua empresa.

Como estabelecer a estrutura de custos na sua empresa

Para estabelecer a estrutura de custos, primeiro é preciso verificar alguns aspectos e reunir informações específicas. Veja o que é necessário a seguir!

1. Entenda qual é o modelo de negócio 

O primeiro passo para mapear e desenvolver a estrutura de custos é descobrir o modelo de negócio, ou seja, se ele visa custo ou valor. Nem todas as empresas têm os custos como foco principal. Muitas querem aprimorar e investir na qualidade e na criação de valores.

Com o modelo de negócio definido, as ações, os dados e as análises serão específicos para o objetivo definido com a estrutura criada. Para entender melhor qual é o modelo da sua empresa, selecionamos as principais diferenças entre eles:

Custo x Valor 

Uma empresa que possui o modelo de negócio direcionado pelo custo utiliza a estrutura de custos para minimizar os gastos sempre que possível. Para o público-alvo, o preço dos produtos deve ser mais baixo. Por outro lado, o volume de produção e distribuição é muito maior, visando a quantidade ao invés da qualidade.

Estas empresas analisam as informações para criar uma boa margem de lucro, mantendo o preço do seu produto baixo. Para isso, elas buscam automação e terceirização dos serviços em muitos dos processos.

Os empreendimentos com modelo de negócio direcionado pelo valor buscam qualidade na entrega. Por isso, os clientes desses serviços costumam ser mais exigentes. 

Neste caso, na hora de estabelecer a estrutura de custos, a atenção deve estar nos investimentos necessários para o desenvolvimento do negócio. Se a empresa comercializa produtos, por exemplo, deverá priorizar o uso de materiais de alta qualidade. 

Escala x Escopo

Outra maneira de compreender o modelo de negócio da empresa é através da divisão entre negócios com economias de escala ou de escopo.

As de escala se beneficiam quando vendem em grandes quantidades e possuem uma produção em massa. Esse formato possibilita um custo mais baixo devido à produtividade. 

A economia de escopo é um modelo de negócio que consegue usufruir de um mesmo custo para atender diferentes produtos ou marcas. Empresas de distribuição e agências de marketing são alguns exemplos desse modelo.

Duas toalhas, uma dobrada e outra enrolada, estão na borda de uma banheira. Um frasco azul está ao lado. Tanto a banheira quanto os revestimentos são brancos.
Um hotel de luxo é um exemplo de modelo de negócio direcionado pelo valor, onde todos os produtos e utensílios são da mais alta qualidade, sem se importar com o custo.

2. Mapeie todos os seus custos

Para mapear e estabelecer uma estrutura de custos completa, é preciso saber as características de tudo que entra na análise. Entenda as diferenças e os significados dos pontos que precisam estar no seu levantamento: 

Custos e despesas

Primeiramente, é preciso separar corretamente o que é custo e o que é despesa. São considerados custos todos os gastos referentes às produções de produtos ou serviços prestados. Mão de obra, matéria-prima, gastos com fabricação, manutenção de máquinas, contas de energia, etc. são bons exemplos. 

Já as despesas são os gastos que a empresa possui para manter a parte administrativa funcionando. São os investimentos feitos em áreas que não possuem influência direta na produção de novos produtos ou serviços, como nos departamentos financeiro e comercial. 

Contudo, os custos são atribuídos ao produto final que será comercializado. Ademais, já as despesas entram nos gastos de caráter geral.

Custos diretos e indiretos

Outra característica que irá ajudar muito durante o processo de mapeamento da estrutura de custo é diferenciar o que são custos diretos e indiretos

Ademais, como indicado, os diretos são aqueles que possuem influência direta no produto ou serviço oferecido e são facilmente mensurados para entrarem na precificação. As matérias-primas utilizadas nos produtos e os salários dos funcionários são exemplos de custos diretos.

Por outro lado, os fatores indiretos auxiliam e dependem de rateio para associá-los aos produtos e serviços, por isso, não identificam nos produtos finais. Classificamos a manutenção dos equipamentos de produção e os gastos com seguros e equipamentos de segurança como custos indiretos.

Custos fixos e variáveis

Desse modo, compreender as diferenças entre custos fixos e variáveis também é fundamental para alinhar quais valores podem ser alterados no final de cada mês e evitar surpresas ao analisar os números. 

Os gastos fixos são aqueles que se mantêm os mesmos, independente do volume de produção. Os salários fixos dos colaboradores, aluguéis, seguros, serviços de energia, telefone e limpeza são alguns exemplos desses valores recorrentes. 

Claro que, conforme os anos e a inflação, estes valores sofrem reajustes. No entanto, eles continuam sendo considerados custos fixos, pois não estão relacionados diretamente às oscilações da produção.

Já os gastos variáveis são aqueles proporcionais ao volume de entrega de produtos ou serviços. Alguns exemplos são os custos das matérias-primas, comissões dos vendedores, combustível, insumos diretos, entre outros.

Uma pessoa branca, vestindo camiseta também branca, está sentada em uma mesa, calculando suas dívidas. Sobre a mesa estão uma calculadora, vários boletos, um caderno, um laptop, uma pasta com alguns documentos e uma xícara de café. A pessoa segura uma caneta na mão direita.
Para estabelecer uma estrutura de custos, primeiro você precisa entender tudo que está gastando.

3. Conte com a ajuda de profissionais especializados

A estrutura de custos é o que norteará todo o processo decisório, junto com estratégias e mudanças necessárias, sempre buscando resultados melhores. Diante disso, é essencial ter uma equipe de profissionais altamente especializados para que a tarefa seja executada de maneira efetiva.

Na BHub, trabalhamos para te ajudar!

Com o plano Financeiro as a Service, por exemplo, cuidamos do balancete e da escrituração contábil, e ainda entregamos informações de qualidade sobre o seu negócio.

Ademais, agora, se você deseja um departamento contábil totalmente estruturado, o Contabilidade as a Service é a escolha certa. Contas a pagar, incluindo folha de pagamento, conciliação bancária e um report financeiro mensal serão realizados da maneira mais precisa e segura.

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