Legal Operations: como esta área pode deixar seu jurídico mais eficiente

O departamento jurídico de qualquer organização é responsável por garantir que todos os assuntos legais relacionados ao negócio sejam tratados de maneira profissional e eficiente. No entanto, com a crescente complexidade dessas questões e as demandas cada vez maiores impostas aos departamentos jurídicos, tornou-se mais desafiador atender a essas expectativas. É aqui que o Legal Operations entra em jogo. 

O Legal Ops, como também é conhecido, é uma abordagem estratégica que envolve a otimização dos processos do departamento jurídico – também de escritórios de advocacia – e o uso da tecnologia para melhorar a eficiência, reduzir custos e melhorar o desempenho geral. 

Ao implementá-lo, as organizações podem simplificar seus processos jurídicos, reduzir riscos e aumentar a produtividade. 

Neste artigo, exploraremos como o Legal Ops pode tornar seu departamento jurídico mais eficiente e eficaz, destacando os principais benefícios e as melhores práticas para implementação.

O que é Legal Operations?

Legal Operations é a área considerada fundamental para a inovação nos departamentos jurídicos e escritórios de advocacia. Afinal, ela é responsável por toda a gestão de atividades desta área, sem atuar diretamente com as atividades jurídicas. 

Ou seja, sua função principal é aglutinar todas as agendas essenciais para o bom funcionamento do negócio, deixando o departamento jurídico apenas com os afazeres legais. 

Apesar da semelhança, o Legal Ops não é a área de controladoria jurídica, nem a de compliance. Ambas, geralmente, focam em controlar processos e informações exclusivamente jurídicas. O objetivo é monitorar provisões, prazos, rotinas e dados sensíveis – ou, melhor dizendo, a gestão interna do negócio. 

O Legal Operations, por sua vez, visa gerenciar processos administrativos, fluxos de atividades e o funcionamento geral do escritório ou do departamento jurídico – aqui, o foco já é a eficiência.

Resumindo: Legal Ops, ao invés de contribuir com as atividades jurídicas, atua com os processos administrativos, como a gestão das finanças, gestão de pessoas, análises financeiras e afins. 

O papel do Legal Ops em um departamento jurídico

O papel do Legal Operations é atuar como um facilitador, um estrategista e um agente de mudança dentro do departamento jurídico de uma organização. Assim, ele ajuda a criar um ambiente onde os advogados podem se concentrar nas questões jurídicas mais importantes e estratégicas, enquanto as tarefas rotineiras e administrativas são automatizadas ou terceirizadas.

O Legal Ops também ajuda a melhorar a comunicação e a colaboração entre os advogados e outras partes interessadas, como os funcionários da empresa, os clientes e os fornecedores. 

Isso pode inclusive ajudar a reduzir conflitos, melhorar a compreensão e aumentar a confiança entre as partes.

Por que implementar o Legal Operations?

Com o Legal Ops, o escritório de advocacia ou o departamento jurídico é capaz de oferecer um trabalho mais estratégico, mais econômico e mais eficiente. 

Afinal, a área visa gerenciar atividades administrativas diversas, contribuindo para uma gestão eficiente e redução de custos. Além disso, atribuir cada tarefa a quem tem a habilidade necessária para realizá-la otimiza o tempo de conclusão e a qualidade de cada demanda.

Assim, entre as principais vantagens de implementar o Legal Operations estão:

Maior eficiência

O Legal Ops ajuda a simplificar e automatizar os processos do departamento jurídico. Dessa forma, pode liberar tempo e recursos para os advogados se concentrarem em questões mais importantes e estratégicas. 

Além disso, pode ajudar a reduzir o tempo e o esforço necessários para lidar com tarefas rotineiras e administrativas.

Redução de custos

O Legal Ops ajuda a reduzir os custos do departamento jurídico, seja por meio da automação de processos, da terceirização de serviços ou da negociação de contratos mais favoráveis. 

Além disso, pode ajudar a identificar áreas onde os custos podem ser reduzidos, como na gestão de fornecedores ou na estruturação de equipes.

Melhor qualidade e consistência

O Legal Operations ajuda a melhorar a qualidade e a consistência dos serviços jurídicos. Isso pode ser alcançado por meio da padronização de processos e procedimentos, da implementação de métricas e padrões de desempenho e da melhoria da comunicação e colaboração entre as partes interessadas.

Maior visibilidade e controle

O Legal Ops ajuda a aumentar a visibilidade e o controle do departamento jurídico. Isso pode ser alcançado por meio da implementação de ferramentas de monitoramento e análise, da criação de relatórios e métricas personalizados e da melhoria da comunicação e colaboração entre as partes interessadas.

Principais componentes do Legal Operations

O Legal Ops é composto por vários componentes principais. Aqui estão alguns dos mais importantes:

Gestão de projetos jurídicos

A gestão de projetos jurídicos envolve a aplicação de técnicas e ferramentas de gerenciamento de projetos para o trabalho jurídico. Isso pode incluir a definição de metas, a criação de cronogramas, a alocação de recursos, a monitorização do progresso e a avaliação de resultados.

Tecnologia e automação

A tecnologia e a automação são elementos essenciais do Legal Ops. A implementação de ferramentas de gerenciamento de documentos, software de gerenciamento de contratos, soluções de gerenciamento de projetos e sistemas de gestão de fluxo de trabalho fazem parte da área.

Melhoria de processos

A melhoria de processos envolve a análise e o redesenho dos processos do departamento jurídico para melhorar a eficiência e a qualidade dos serviços jurídicos. Isso pode incluir a identificação de gargalos, a simplificação de processos, a eliminação de tarefas desnecessárias e a criação de novos processos.

Métricas e reportes

As métricas e os relatórios são fundamentais para o Legal Ops. Isso pode incluir a definição de indicadores de desempenho, a criação de relatórios personalizados, a análise de dados e a realização de pesquisas.

Desafios na implementação do Legal Ops

A implementação da Operação Legal pode ser um desafio, especialmente para organizações que estão começando a explorar essa abordagem. Aqui estão alguns dos principais desafios que as organizações podem enfrentar ao implementar o Legal Operations:

Resistência à mudança

Contudo, a resistência à mudança é um dos principais desafios na implementação do Legal Ops. Muitos advogados podem estar acostumados a trabalhar de uma determinada maneira e podem relutar em mudar seus hábitos e rotinas.

Falta de recursos

Esta implementação pode exigir recursos significativos, incluindo tempo, dinheiro e pessoal. Dessa forma, pode ser um desafio para organizações com recursos limitados.

Falta de conhecimento e habilidades

A implementação do Legal Operations requer conhecimento e habilidades específicas. Assim, pode acabar sendo um desafio para organizações que não têm advogados ou pessoal de suporte com experiência em operações legais.