Backoffice: Como otimizar esse setor de sua empresa? Dicas e novidades no mercado

O Backoffice é um setor extremamente importante em qualquer empresa. Desde o pequeno comércio ou até as grandes empresas precisam gerenciar processos e questões fiscais/legais.

Sem um setor de backoffice, o empresário e os funcionários estariam fadados a terem que resolver diversos procedimentos por conta própria, o que acabaria desviando a atenção de todos, e tornando seu trabalho improdutivo ou ineficaz.

Dessa forma, ter uma pessoa ou setor responsável por serviços operacionais se mostra como uma excelente escolha pelas empresas e gestores.

Algumas empresas acabam optando por internalizar o backoffice (a maioria) e outras realizam o outsourcing da área – o que é uma prática mais nova e inovadora.

Vamos falar dessas duas possibilidades, e claro, daremos dicas de como otimizar essa área tão importante em uma empresa. Fique agora com o nosso artigo.

O que é Backoffice?

O setor ou área de backoffice é responsável pelas atividades administrativas e rotineiras de uma empresa.

Tudo que envolve pagamentos, transições e procedimentos legais, passam por esse setor.

São processos e trabalhos que ora são simples e em outros momentos complexos, que ocorrem longe dos holofotes da empresa e dos olhos dos clientes

Graças a gestão de processos que uma empresa consegue melhorar seu atendimento, e assim ter uma organização e adequação das interações com clientes e fornecedores.

E quem cria e mantém essa otimização de pagamentos, contas e manuseio de estoque e de ativos é o backoffice da empresa (junto a outras áreas).

Quanto maior é uma empresa, mais abrangente são as atividades do backoffice, que podem incluir questões financeiras, contábeis, comerciais, recursos humanos (RH) e até mesmo T.I (menos comum).

Portanto, toda empresa e negócio esbarra em algum momento nesses processos e necessidades administrativas, o que implica na necessidade de ter esse setor operando da melhor maneira possível em uma empresa.

Por que o backoffice é importante?

O backoffice, normalmente visto como a parte operacional e administrativa de uma empresa, é onde todo processos sem contato direto com o cliente são feitos.

Basicamente é o que permite que os produtos e serviços sejam entregues, que a logística da empresa funcione, e que tudo esteja de acordo com a lei (e com o fisco).

Quando um backoffice é desorganizado ou possui processos instáveis, tanto os funcionários sentem o impacto negativo disso – demoras e longas esperas para aprovações e “despaches” – quanto os próprios clientes da empresa.

A percepção de uma empresa e um serviço de qualidade pode estar, mesmo que de maneira imperceptível, atrelados a um backoffice que opera bem e em dia, com processos inteligentes.

Portanto, você como gestor ou CEO deve sim se preocupar com a organização e a maneira que o seu setor administrativo é construído.

Lembrando que você pode ter seu backoffice sendo feito internamente na empresa ou fazendo o outsourcing (terceirização) do mesmo.

Exemplos de rotinas administrativas (empresas tradicionais)

Toda compra e/ou documento que aprova ou legaliza uma ação na empresa passa pela supervisão do backoffice. Isso inclui desde o recursos humanos e gestão de pessoas, como o controle de pedidos e de envio de produtos.

Como uma empresa possui tanto responsabilidades com clientes, com colaboradores e com o governo, ela precisa ter processos de recolhimento de impostos e de notas/recibos de maneira super otimizada e bem elaborada, pois do contrário pode ter prejuízos financeiros e estruturais como processos e áreas que não funcionam como deveriam, e acabam entregando menos.

Partindo dessa premissa, podemos dar de exemplo os setores que possuem assistentes administrativos e pessoas que fazem serviços e procedimentos fiscais e legais na empresa.

O setor pode ser pequeno, ou pode ter múltiplos colaboradores por trás dos processos. isso depende do tamanho da empresa, número de unidades e filiais, etc.

Nas empresas tradicionais, que ainda não usam da tecnologia e de softwares de gestão, ainda não existe uma automatização ou uso de integrações, e nem mesmo de outsourcing.

Com a digitalização das empresas e das ferramentas (softwares) que a mesma usa, o ideal é que até mesmo o backoffice comece uma migração gradativa para soluções e opções mais inteligentes.

Por isso vamos falar agora de uma nova possibilidade, que é o BaaS (Backoffice as a Service).

Como melhorar o backoffice de uma empresa?

Você pode melhorar o quadro de funcionários e de pessoas que fazem parte do backoffice, trazendo “novos pontos de vista” e conhecimentos.

Porém essa saída não seria muito inteligente, uma vez que envolve mais gastos com pessoas e questões admissionais para a empresa.

Então nossa sugestão é que você use o BaaS, que na BHub é chamado de Gestão por Assinatura (GPA). Nessa modalidade, a empresa deixa de assumir total responsabilidade sobre seus processos administrativos, e contrata uma empresa para fazer essa função fora de sua estrutura.

Como isso funciona?

O gestor e empreendedor costuma ter muitas responsabilidades e processos para cuidar, e com uma Gestão por Assinatura, ele estabiliza uma parte de suas obrigações em uma fonte externa.

Isso significa que ele começa a ter mais tempo e energia para realizar outras tarefas e objetivos, especialmente aqueles relacionados ao núcleo da empresa ou da marca.

Por exemplo, ao se ter um “startup pack”, a startup ou empresa emergente consegue crescer e se tornar operacional sem a necessidade de criar o backoffice internamente.

Com isso ela sai mais rápido no mercado, e começa a ser lucrativa mais rapidamente.

Uma forma de usar o BaaS é centralizando serviços que costumam estar dispersos, como escritórios jurídicos e consultorias, em um único hub.

Com isso o gestor e empresário passa a otimizar seu tempo e número de contratos, pois estará tudo centralizado em um único ponto focal.

Algumas vantagens do BaaS

Como falado no ponto anterior, esse tipo de serviço por assinatura permite integração de vários serviços em um único lugar.

É uma facilidade incrível que agora fica disponível para pequenas e médias empresas!

Ter um serviço de BaaS (ou de gestão por assinatura) vai te ajudar a:

• Reduzir erros humanos;
• Fazer integração de diferentes setores e processos;
• Ter dashboards e insights sobre a operação da empresa;
• Redução de gastos com pessoas e equipes.

Então se você se encaixa no perfil Startup e PME, deveria saber mais sobre essa possibilidade que acelera seu crescimento, trazendo mais autonomia e independência ao gestor e seus colaboradores.

Melhorando seus dados e indicadores (KPI’s)

Empresas modernas e já alinhadas com a transformação digital, sabem da importância da integração e automação de seus processos.

Quando você adota meios mais tecnológicos e robustos de controle e gerenciamento de backoffice, você passa ater dados mais estruturados.

Com isso fica mais fácil formular e acompanhar KPI’s do seu negócio. 

Com KPIs visuais e acessíveis, as equipes compreendem melhor os esforços e metas necessários para estabilizar a empresa, algo difícil no método tradicional sem tecnologia.

Terceirização do backoffice e dos problemas da empresa

Por falta de know-how dos gestores e do próprio CEO, uma empresa que está dando os primeiros passos podem ter problemas com questões fiscais e administrativas.

Isso se transforma em multas, desorganização e prejuízo generalizado na empresa.

A grande sacada de se ter um BaaS, é que o dono da empresa consegue se prevenir de ter esse tipo de problema.

Como a empresa possui uma gestão sendo feita por profissionais da área, os danos e perdas administrativas são reduzidas.

Pense como se isso fosse uma espécie de seguro para o CEO, para conseguir alavancar uma (nova) empresa que precisa crescer e se tornar lucrativa!

Empresas entrantes e empreendedores de plantão: eis sua chance!

Ter que criar do zero um setor administrativo é um desafio um pouco desmotivador para alguns. Mas hoje em dia, graças a empresas como a BHub, você não precisa mais dessa preocupação.

A tecnologia chegou também para “a parte chata da empresa”.

Todos seus departamentos administrativos (e burocráticos) da empresa podem estar em um único lugar: fora de sua casa, sendo cuidado por especialistas no assunto.

Descubra a possibilidade que um backoffice digital e na nuvem pode trazer para você e seu negócio ainda hoje! Entre em contato conosco!