Conciliação contábil: garanta a precisão dos valores informados

A conciliação contábil é um importante instrumento para a manutenção da organização financeira de um negócio. Porém, nem todo gestor entende a importância desse processo e, principalmente, como realizá-lo de maneira eficiente.

Isso faz com que a contabilidade fique defasada ao apresentar informações que não correspondem à realidade financeira da empresa. Ademias, aumentam as chances de perda do controle financeiro, prejuízos e, em último caso, fechamento da empresa.

Neste artigo, entenda porquê a conciliação contábil é importante para qualquer negócio, seus diferentes tipos e como fazer esse processo. Assim, você terá um panorama real de como a sua empresa está do ponto de vista contábil e financeiro!

O que é conciliação contábil?

A conciliação contábil é o processo de checagem de todas as movimentações em contas de um negócio. Desse modo, seu objetivo é visualizar lançamentos, conferir informações e corrigir rapidamente qualquer divergência.

Nesse processo, são comparados o saldo de contas e as movimentações financeiras para encontrar eventuais erros. Essas imprecisões podem atrapalhar levantamentos mais robustos e, principalmente, prejudicar a visão panorâmica das finanças.

Ao fazer a conciliação contábil, deve-se comparar os extratos bancários com informações de sistemas, documentos, fluxo de caixa e outros dados relevantes. Dessa forma, a empresa consegue entender como estão as finanças. 

Dentre as vantagens de uma boa conciliação contábil, estão:

• Ter uma visão ampla sobre a situação financeira;
• Produzir relatórios mais robustos, como auditorias, com mais eficiência e facilidade;
• Visualizar comprovantes, valores, datas e outras movimentações;
• Monitorar o fluxo de caixa;
• Cumprir obrigações fiscais de maneira correta, evitando multas;
• Trazer mais segurança jurídica para a empresa, caso precise comprovar movimentações;
• Corrigir eventuais erros e divergências, como duplicidades, inversões de valores ou omissões, de maneira ágil.

Tipos de conciliação contábil

É possível realizar diferentes tipos de conciliação contábil para visualizar situações distintas na sua empresa. Conheça os três principais:

Conciliação bancária

A conciliação bancária permite identificar se todos os lançamentos em sistemas da empresa têm correspondência no extrato bancário das contas. Ou seja, o objetivo é verificar se os extratos refletem os lançamentos da empresa.

Conciliação de clientes e fornecedores

Ademais, no caso da conciliação de clientes e fornecedores, o objetivo é conferir movimentações de contas a receber e a pagar. Com isso, pode-se entender se todos os documentos, como faturamentos e lançamentos, constam nos sistemas da empresa da forma correta.

Conciliação de folha de pagamento

A conciliação de folha de pagamento ajuda a identificar como as despesas com pagamento de funcionários estão refletidas na contabilidade. Contudo, esse tipo de conciliação ajuda a entender se os registros relacionados à folha estão certos.

Conciliação de impostos

Nesse tipo de conciliação, o objetivo é conferir a relação dos impostos devidos com os impostos pagos. Com isso, pode-se entender se todos os impostos relacionados à folha de pagamento, às notas fiscais e aos fornecedores constam no sistema.

A conciliação de impostos, juntamente com a conciliação bancária, vai verificar se tudo foi pago ou se ficou algum imposto em aberto.

Como fazer uma conciliação contábil eficiente

Para montar uma conciliação contábil verdadeiramente completa, você precisa separar e preparar algumas informações. Confira o passo a passo:

1. Liste contas bancárias e informações a serem analisadas

Uma boa conciliação contábil começa com o levantamento de todos os dados necessários relacionados à contabilidade. Em suma, demonstrativos financeiros, documentos, planilhas, extratos de contas, relatórios de sistemas, entre outros.

Isso é importante para que nenhum valor seja esquecido em meio às dezenas ou até centenas de relatórios e documentos. Portanto, tenha em mãos tudo que comprove as movimentações financeiras da empresa.

2. Determine um período para fazer a conciliação

Estabelecer um período para a análise da conciliação contábil é outro passo fundamental. Defina o prazo mais adequado para a sua empresa, mas lembre-se que escolher um período muito longo vai acumular diversas informações, o que deve ser evitado. 

O período de análise pode ser mensal, trimestral ou semestral. O ideal é realizá-lo todo mês, dessa forma a visualização das informações estará sempre atualizada.

3. Compare todos os valores

A comparação dos valores apresentados nos relatórios, sistemas e documentos analisados no período escolhido é uma das etapas mais importantes da conciliação contábil. Ademais, é nesse momento em que as entradas e saídas, as contas, as datas, o fluxo de caixa e outras informações contábeis relevantes serão analisadas.

Ao comparar os valores, é possível encontrar erros, omissões, duplicidades e outras informações que distorcem a visão contábil e financeira de um negócio. Por isso, tenha máxima atenção ao fazer essa comparação durante a conciliação contábil.

4. Faça todas as checagens e correções necessárias

Durante a conciliação, é essencial checar dados e realizar as correções necessárias para que os registros apresentem as informações corretas. 

Além de verificar os motivos por trás dos erros, é importante corrigi-los o mais rapidamente possível. Por isso, assim que localizar as inconstâncias durante a fase de comparação, anote-as e corrija-as para deixar tudo certo.

5. Compartilhe as informações da conciliação contábil

Todo o processo de conciliação contábil deve ser documentado, inclusive as causas e correções. Isso é fundamental para evitar novas divergências e, também, para que todas as áreas estejam cientes da situação financeira da sua empresa.

Todos devem poder usar as informações obtidas na conciliação contábil para as suas atividades. Dessa forma, momentos como a elaboração de relatórios diversos e a declaração do Imposto de Renda ficam mais tranquilos.

6. Conte com a ajuda de empresas especializadas

Contratar empresas especializadas em contabilidade faz uma grande diferença na hora da conciliação contábil. 

Em suma, uma análise minuciosa das movimentações diminui as chances de erro durante a comparação das informações. Terceirizar essa e outras atividades traz mais praticidade para gestores, o que permite focar em aspectos estratégicos do negócio.

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