Como fazer uma ata de reunião? Confira 5 dicas essenciais

Como fazer uma ata de reunião? Desse modo, reuniões são atividades recorrentes em qualquer empresa, desde startups até grandes conglomerados. Elas são fundamentais para alinhamentos de expectativas e, principalmente, para definir estratégias, decisões e ações. 

Por isso, é essencial saber como fazer uma ata de reunião. Esse documento contribui para evitar ruídos de comunicação e facilita o acompanhamento de tarefas. Dessa maneira, tudo o que for comentado durante o alinhamento será levado adiante pelos participantes.

Contudo, para te ajudar nessa tarefa, preparamos este artigo que mostra como fazer uma ata de reunião. Acompanhe a seguir!

O que é uma ata de reunião?

A ata é um registro que relata os tópicos e discussões de uma reunião. Esse documento está presente não apenas em encontros empresariais, mas também convenções, assembleias, sessões, congressos e vários outros tipos de reuniões.

Antigamente, as atas eram redigidas à mão, mas hoje em dia é possível contar com a tecnologia para fazer esse registro. Entre as informações que devem constar no documento, estão:

• Data em que a reunião aconteceu;
• Horário de início e fim do encontro;
• O local em que a reunião ocorreu, inclusive se for um local digital, como uma sala de videoconferência;
• Pessoas que participaram da reunião e seus respectivos cargos;
• A pauta da reunião, também conhecida como ordem do dia, em que são apresentadas as discussões do encontro e, principalmente, as decisões tomadas;
• Encerramento, que finaliza o documento após todos os acontecimentos da reunião terem sido registrados.

Além disso, a ata deve registrar tudo o que foi dito em reuniões, as decisões tomadas, as justificativas apresentadas e os passos seguintes definidos durante o encontro. Dentre suas utilidades, estão:

• Registrar discussões, estratégias e tarefas definidas durante a reunião;
• Servir como documento de consulta para melhor compreensão das ações a serem tomadas;
• Ajudar quem não esteve na reunião a entender o que foi definido no encontro;
• Contribuir para que todos estejam cientes do que deve ser feito, diminuindo as chances de ruídos ou falhas de interpretações;
• Evitar o “esquecimento” dos tópicos informados na reunião, o que poderia prejudicar a execução de tarefas.

Tipos de ata de reunião

Desse modo, existem diferentes tipos de atas de reunião, cada uma voltada para objetivos específicos. Saiba como funciona cada um dos registros:

Ata de reunião formal 

A ata de reunião formal envolve a assinatura de todos os participantes da reunião e o registro em cartório. Além disso, o documento deve apresentar a legalidade da reunião, ou seja, que ela possui quórum e respeita parâmetros definidos em estatutos, por exemplo.

Ademais, as atas formais costumam ser utilizadas em situações de mudanças contratuais, alterações em conselhos, diretorias ou tipos societários e outros momentos jurídicos e legais.

Na ata formal, é necessário informar:

• Dia, horário, local da reunião e em qual entidade ela foi realizada;
• Declaração de legalidade que confirme quórum;
• Expediente, que é o registro em que aparecem os nomes de quem participou na reunião, seus cargos e eventuais ausências justificadas;
• A Ordem do Dia consiste no registro de debates e decisões, apresentado em ordem cronológica e com detalhes, incluindo eventuais votações e resultados.
• Encerramento, com o desfecho da ata.

Ata de reunião informal 

A ata informal, ou simples, é um documento que registra apenas fatos e discussões relevantes. Contudo, costuma ser usada em reuniões com clientes, entre áreas ou parceiros comerciais.

Apesar de informal, esse tipo de ata também deve apresentar informações que identificam os participantes da reunião e os tópicos discutidos no encontro. Na ata simples, devem constar informações, como:

• Data, local e horários de começo e fim da reunião;
• Quem estava presente e os cargos dos participantes;
• A pauta principal da reunião, ou seja, o seu objetivo;
• Quais as discussões apresentadas e as tomadas de decisões;
• Quais foram as tarefas delegadas, compromissos estabelecidos e prazos de cumprimento;
• Encerramento da ata e informação de dia, horário e local do próximo encontro, se houver.

5 dicas para fazer uma ata de reunião

Em suma, deve-se prever a produção de uma ata desde o momento em que agendamos uma reunião. Veja abaixo algumas dicas para montar um documento completo:

1. Use uma linguagem clara e descritiva

Como dito anteriormente, a linguagem da ata de reunião deve ser clara, objetiva e descritiva. Afinal, é um registro de tudo o que as pessoas falaram durante o encontro. O texto deve ter caráter expositivo para que todos possam compreender o documento.

Por isso, é importante usar recursos como enumerações para apresentar as discussões da reunião em ordem cronológica, facilitando o entendimento sobre os temas do encontro. Evite textos que possam causar confusão ou sejam muito rebuscados.

2. Sempre estabeleça objetivos para reuniões

Precisamos realizar toda reunião com um objetivo, e devemos deixar esse propósito claro na ata. Ademais, é essencial que todos os participantes do encontro realmente tenham relação com esse propósito, para se apropriarem das tarefas e responsabilidades ali definidas.

Com o objetivo bem definido, a reunião tende a ser mais produtiva, já que todos saberão o que devem discutir. Além disso, a ata de reunião também terá mais clareza.

3. Informe as tarefas e seus prazos de execução

A ata de reunião também deve trazer as tarefas e os prazos estabelecidos para a execução das atividades. Dessa maneira, é necessário delegar as ações que cada área ou participante deverá realizar e o tempo previsto para a execução.

Pois, com as tarefas bem distribuídas e prazos coerentes para suas execuções, a ata de reunião também servirá como documento de consulta e acompanhamento das ações.

4. Grave a reunião

Gravar uma reunião é prática comum para a geração de um material de consulta e também para apresentá-lo a quem não pode participar. Essa gravação também ajuda a produzir a ata de reunião, garantindo que você não perca nenhum detalhe do que se discutiu.

5. Contrate um serviço especializado

Ademais, os serviços especializados em aspectos jurídicos e legais auxiliam na elaboração de atas formais e informais. A contratação desses parceiros faz com que os documentos sejam mais eficientes, além de trazer economia de tempo e dinheiro para a sua empresa.

Desse modo, com os serviços legais da BHub, você pode contar com diversos tipos de atas, como:

• Ata de Reunião de Conselho de Administração;
• Ata de Assembleia Geral;
• Ata de Reunião de Diretoria;
• Ata de Reunião de Sócios;
• Ata de Reunião de Conselho Fiscal.

Em suma, além desses serviços, na BHub também disponibilizamos diversas soluções para desburocratizar processos da sua empresa. Somos o braço direito do empreendedor do futuro!

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