Obrigações acessórias: tudo o que você precisa saber sobre elas

Quem tem uma empresa sabe que existem diversas regras que devem ser respeitadas para o negócio funcionar sem problemas jurídicos. Não cumprir as obrigações acessórias, por exemplo, pode causar problemas com órgãos de fiscalização, multas, suspensão de cadastros e erros em sistemas do governo. 

Algumas obrigações acessórias variam conforme o regime de tributação, outras são comuns para qualquer empresa, independentemente do tipo societário. Além disso, os prazos também são diferentes.

Quer entender melhor o que são obrigações acessórias e quais as principais declarações de cada regime tributário? Confira a seguir!

O que são obrigações acessórias?

Ademais, obrigações acessórias são documentos que uma empresa deve gerar com frequência para mostrar informações sobre o negócio a órgãos fiscalizadores de diferentes esferas. Alguns exemplos são:

• Receita efetiva da empresa;
• Folha de pagamento;
• Pagamento de impostos e tributos;
• Notas fiscais de venda de produtos ou prestação de serviços;
• Informações relacionadas à atividade econômica da empresa, entre outras.

O envio dessas declarações pode ser mensal, trimestral ou anual. Essa frequência varia conforme o tipo de obrigação e, também, do regime tributário.

Quais são as obrigações acessórias para quem tem uma empresa?

Desse modo, as declarações acessórias que toda empresa deve fazer, independentemente do regime tributário, são:

• EFD ICMS/IPI (Escrituração Fiscal Digital): arquivo digital com um conjunto de escriturações de documentos fiscais e registros de pagamento de impostos;

• Sefip/GFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social/Guia de Recolhimento de FGTS e de Informações à Previdência Social): comprova o recolhimento dessas obrigações;

• Caged (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados): informa contratações e demissões;

• EFD-Reinf (Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais): serve para a escrituração de rendimentos pagos e retenções de Imposto de Renda;

• DCTFWeb (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos): representa a confissão de débitos das contribuições previdenciárias realizadas a terceiros;

• Envia-se a Dirf (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte) anualmente.

• Rais (Relação Anual de Informações Sociais): usada para acompanhamento da atividade trabalhista no Brasil;

Além destas, existem outras obrigações acessórias que variam conforme o regime tributário de um negócio. Veja quais são:

1. Obrigações do Simples Nacional

Segundo a Lei Complementar nº 123, de 2006, o Simples Nacional é um regime compartilhado de arrecadação, cobrança e fiscalização de tributos. Ele se aplica às Microempresas e Empresas de Pequeno Porte. Confira as obrigações acessórias para esse tipo de regime tributário:

Defis (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais)

Ademais, a Defis é responsável por comprovar ao governo que as empresas do Simples Nacional recolheram corretamente os tributos do ano-calendário anterior. Deve ser entregue anualmente, até o dia 31 de março do ano seguinte à apuração.

PGDAS (Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional) 

Sendo assim, é um sistema eletrônico para a realização mensal do cálculo do Simples Nacional. Através dele, é possível emitir a guia DAS. 

DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional)

A DAS é a guia de recolhimento de impostos que unifica tributos, como:

• IRPJ (Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica);
• IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados);
• CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido);
• Cofins (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social);
• PIS (Programa de Integração Social);
• CPP (Contribuição Patronal Previdenciária);
• ICMS (Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal, e de Comunicação);
• ISS (Imposto sobre Serviços).

DESTDA (Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de Alíquotas e Antecipação)

Entretanto ,a DESTDA, obrigação mensal para micro e pequenas empresas, diz respeito ao recolhimento do ICMS de diferentes alíquotas entre os estados.

2. Obrigações do Lucro Presumido e do Lucro Real 

Esses dois regimes tributários têm como principal diferença a base de cálculo. O Lucro Real é calculado com os dados de despesas, receitas, custos e gastos. O Lucro Presumido, por outro lado, é calculado a partir da receita já apurada. Veja as obrigações acessórias de cada um:

DES (Declaração Eletrônica de Serviços)

A DES é entregue mensalmente e pode ser exigida por algumas prefeituras. Por isso, é importante conferir se a gestão municipal da cidade em que a empresa está situada determina a entrega dessa obrigação acessória.

DCTF (Declaração de Débitos Tributários Federais)

A DCTF também é mensal e serve para informar dados sobre o recolhimento de impostos federais, como IRPJ, IRRF e CSLL, por exemplo.

EFD Contribuições

A EFD Contribuições é uma obrigação federal que faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Ela tem relação com as contribuições de Cofins e PIS/Pasep, sendo exigida nas receitas de empresas de setores como comércio, serviços e indústria.

SPED Fiscal

SPED Fiscal é o sistema que ajuda a simplificar o arquivamento, a validação e o envio de obrigações fiscais como IPI e ICMS. Alguns estados exigem apenas esse registro e não mais a GIA.

GIA Estadual

A GIA (Guia de Informações e Apuração de ICMS) Estadual é voltada só para empresas com Inscrição Estadual. Ela apura empresas de forma individual em relação ao ICMS.

GIA (Substituição Tributária)

A GIA de Substituição Tributária informa ao governo estadual apurações individuais em relação ao ICMS-ST. É obrigatória para quem vende produtos sujeitos a essa cobrança.

ECD (Escrituração Contábil Digital)

A ECD foi instituída para fins fiscais e previdenciários, visando simplificar as entregas acessórias. Ela deve ser transmitida através do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped).

ECF (Escrituração Contábil Fiscal)

A ECF substitui a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ). Todas as pessoas jurídicas, inclusive imunes e isentas, são obrigadas a preencher a Escrituração Contábil Fiscal, com as fichas de informações econômicas e informações gerais.

Sintegra (Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços)

Empresas que usam PED (Processamento Eletrônico de Dados) para emissão de documentos fiscais e ECF (Equipamento Emissor de Cupom Fiscal) devem direcionar-se ao Sintegra, que é obrigatório apenas para empresas do Simples Nacional.

É importante verificar se o estado onde a empresa está instalada ainda exige o Sintegra, já que esse sistema vem sendo substituído pela EFD ICMS/IPI.

Diferenças entre obrigações acessórias e obrigações tributárias

Muita gente pode confundir as obrigações, ou declarações acessórias, com as obrigações tributárias. Apesar de relacionadas, elas não são a mesma coisa e essa confusão pode causar problemas como atrasos no pagamento dos tributos.

Em suma, as obrigações acessórias são o registro sobre a receita auferida, as despesas e as operações fiscais e trabalhistas realizadas pela empresa. Ou seja, com essas declarações, as empresas documentam a movimentação financeira e os tributos a recolher para informar aos órgãos fiscalizadores.

Já as obrigações tributárias são o próprio pagamento dos tributos como impostos, contribuições diversas e outros pagamentos obrigatórios. Desse modo, tudo o que sua empresa paga e que gera arrecadação para as esferas federal, estadual e municipal, considera-se uma obrigação tributária.

Desse modo, cumprir todas as obrigações acessórias e tributárias de um negócio pode ser bem complicado, não é mesmo? Por esse motivo, contratar uma empresa especializada abre muitas possibilidades.

Ademais, com a ajuda de um escritório financeiro e contábil digital, sua empresa cumprirá todos os deveres tributários. E, de quebra, você ainda terá mais tempo para focar nas ações e decisões estratégicas do seu negócio. E a BHub é exatamente o que você precisa para manter a contabilidade e o financeiro em dia. 

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