Como otimizar processos internos na empresa: anote 7 dicas

Empreender não é uma tarefa fácil, né? Gerenciar diversos setores, com inúmeros processos internos e externos cada, exige máxima atenção e demanda muito trabalho.

São tantas obrigações e responsabilidades, desde o setor financeiro até o RH, que erros ou falhas podem acabar acontecendo. O grande problema é que, por serem sequenciais, uma falha em um dos processos pode gerar uma reação em cadeia.

Muitas vezes, esses erros são frutos de desatenções devido à sobrecarga de processos, como mencionado acima. Porém, também podem ocorrer falhas por despreparo, falta de planejamento ou até negligência.

Pensando nisso, preparamos esse artigo com algumas dicas para otimizar processos internos na sua empresa e evitar certos erros. Acompanhe a seguir!

O que são processos internos?

Processos internos são uma sequência de ações realizadas internamente por seus colaboradores, que visam um objetivo em comum.

Para simplificar, podemos usar como exemplo um restaurante. Entre o momento que você faz seu pedido e a chegada do prato à sua mesa, há uma série de atividades que precisam ser realizadas, certo?

O garçom que anotou seu pedido precisa levá-lo à cozinha. Depois, o chef vai preparar a refeição e empratá-la. Por fim, o garçom vai colocar os alimentos em uma bandeja e levá-los até sua mesa.

Caso ocorra uma falha em um desses processos, por menor que seja, você vai acabar almoçando ou jantando mais tarde. E se isso acontecer, provavelmente você vai ficar um pouco descontente com o estabelecimento. 

Portanto, o bom funcionamento dos processos internos é essencial para o bom funcionamento da empresa como um todo. Para que as expectativas do cliente sejam atingidas, é extremamente importante otimizar esses processos.

7 dicas para otimizar processos internos na empresa

Otimizar os processos da sua empresa traz diversos benefícios. Dentre eles, a minimização de falhas e a diminuição de custos gerais são os mais visados. 

Também é possível aumentar a produtividade dos times e a competitividade da empresa, além de agregar valor ao cliente e aumentar sua satisfação.

Quer saber como otimizar os processos internos na sua empresa. Veja abaixo algumas dicas que separamos para te ajudar nesse processo:

1. Faça um mapeamento de todos os seus processos internos

Antes de dar início às otimizações, você deve fazer um levantamento de todos os processos internos da sua empresa. Para isso, é necessário realizar um raio-X em cada setor individualmente e identificar todas as tarefas executadas.

Além disso, é importante executar uma análise detalhada, determinando o início e o término de cada processo. Também é fundamental avaliar os objetivos iniciais de cada processo e os resultados obtidos.

Com isso, você consegue ter uma visão mais ampla do fluxo de trabalho e identificar possíveis ajustes. Dessa maneira, fica fácil determinar quais processos precisam de otimizações.

2. Mude a cultura organizacional da sua empresa

Otimizar processos não envolve apenas mudanças pontuais. Para que as otimizações sejam eficientes e duradouras, é extremamente necessário que todos os funcionários estejam comprometidos com as mudanças.

Durante o mapeamento dos processos, pode ser que você encontre certa resistência de alguns colaboradores. Isso se deve ao fato de que nem todos estão abertos a mudanças, que às vezes podem ser abruptas.

Nesse caso, é essencial abandonar métodos antigos e procedimentos ineficazes. Também pode ser a hora de rever alguns valores da empresa.

3. Invista em soluções tecnológicas

Na era digital que vivemos, praticamente todos os processos internos de uma empresa podem ser automatizados. Com isso, é possível cortar custos e resolver as demandas dos consumidores cada vez mais rápido.

A tecnologia deixou tudo mais rápido, mais veloz e mais eficiente. Além disso, ela permitiu identificar falhas em processos de uma forma muito mais assertiva.

Segundo uma pesquisa realizada em 2019, os softwares de Gestão de Relacionamento com o Cliente são responsáveis por promover às empresas mais organização e eficiência (29%).

Por isso, invista em soluções de tecnologia para informação e comunicação. Também busque automatizar o máximo possível de processos.

4. Incentive e estimule a comunicação interna

Para que seus processos internos funcionem em harmonia e suas otimizações sejam facilmente implementadas, é crucial estabelecer uma boa comunicação. Então, as equipes e os funcionários devem se comunicar de maneira transparente e objetiva.

Como mencionado acima, bons canais vão facilitar esse processo. Porém, de nada adianta softwares e canais maravilhosos, se a comunicação entre os colaboradores não for estimulada.

Promova reuniões periódicas, incentive o compartilhamento de informações e incentive a interação entre os profissionais. Enfim, procure integrar sua equipe para entrosá-la, incorporar as mudanças à rotina de trabalho e melhorar os resultados da sua empresa.

5. Mantenha sua equipe motivada

Para manter seus colaboradores comprometidos e dispostos a seguir as mudanças nos processos internos, você precisa motivá-los frequentemente.

Em primeiro lugar, mostre confiança na sua equipe. Crie um ambiente de trabalho onde as pessoas possam se sentir importantes e visualizar a relevância de suas funções.

Além disso, é interessante implementar um programa de treinamentos, voltado à identificação e resolução das dificuldades de cada funcionário. Eles também podem ajudar a melhorar os pontos fortes dos seus profissionais.

Também vale reconhecer o esforço dos seus colaboradores e você pode fazer isso através de um plano de cargos e salários. Dessa forma, os funcionários terão em mãos um guia do que precisam para alcançar promoções.

6. Acompanhe os resultados

Ademais, para verificar se as otimizações de processos internos estão surtindo efeito, você precisa acompanhar seus resultados constantemente.

Com o avanço da tecnologia, é possível visualizar todos os seus dados em tempo real. Por isso, cheque seus indicadores de desempenho e veja como está sua performance.

Com base nisso, você pode alterar alguns processos, modificar certos investimentos ou até repensar sua estratégia de otimização. Contudo, o importante aqui é estar por dentro de todos os seus resultados e ser proativo quanto às mudanças que forem necessárias.

7. Terceirize alguns processos

Se a sua empresa tem muitos processos internos e você não dá conta de mapear ou otimizar todos, terceirize alguns!

Desse modo, a terceirização de processos é um modelo cada vez mais comum e que busca facilitar a vida do empreendedor. Com ela, você contrata profissionais qualificados para administrar os processos de sua escolha. Assim, você não precisa se preocupar com os detalhes, pois eles cuidam de tudo!

Consequentemente, você fica mais livre para dar atenção a outras áreas. Além disso, há a garantia de que seu negócio está nas mãos de pessoas capacitadas.

Ademais, aqui na BHub, oferecemos um serviço completo de terceirização de processos. Desde o setor financeiro até o departamento pessoal, nós cuidamos de tudo para você! Pelo preço de um estagiário, você tem acesso a serviços de contabilidade digital, gestão financeira, pacote LGPD e organização de Data Room e Due Diligence.

Otimizar processos internos na empresa é trabalhoso e exige um certo tempo. Porém, com a estratégia certa, profissionais de qualidade e confiança, você pode melhorar seus resultados consideravelmente.

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